Information über die Einführung von Flagio

1. Worum es geht

Der Betrieb beabsichtigt, die Anwendung Flagio einzuführen. Damit werden betriebliche Maßnahmen dokumentiert, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist oder für die er im Streitfall die Beweislast trägt.

Der Anlass ist die Beweislastverteilung im Arbeitsrecht. Kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, muss der Arbeitgeber darlegen, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist, etwa dass eine Abmahnung erfolgt ist, dass der Betriebsrat angehört wurde oder dass eine vorgeschriebene Schulung stattgefunden hat. Bisher liegen diese Belege verstreut in Ordnern, Postfächern und Tabellen. Die Anwendung führt sie an einer Stelle zusammen.

2. Mitbestimmung

Uns ist bewusst, dass ein System, in dem Angaben zu einzelnen Beschäftigten erfasst werden, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung unterliegen kann. Nach der Rechtsprechung genügt bereits die objektive Eignung zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung, unabhängig davon, ob eine solche Nutzung beabsichtigt ist.

Wir gehen daher davon aus, dass die Einführung mitbestimmungspflichtig ist, und beteiligen den Betriebsrat vor der Inbetriebnahme. Ziel ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung, die den Einsatz verbindlich regelt und begrenzt.

3. Was das System tut und was es nicht tut

Es werden ausschließlich Angaben erfasst, die eine berechtigte Person manuell einträgt. Eine automatische Erhebung von Daten über Beschäftigte findet nicht statt.

4. Wer Zugriff hat

5. Technische Absicherung

• Verarbeitung ausschließlich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main
• Übertragung ausschließlich verschlüsselt
• Zugang nur über persönliche Konten mit Kennwort, das nicht im Klartext gespeichert wird
• Hochgeladene Dokumente sind nicht über offene Verweise erreichbar, sondern nur über zeitlich eng begrenzte Zugriffe
• Einmal erfasste Nachweise können nachträglich weder verändert noch gelöscht werden. Korrekturen erfolgen ausschließlich durch einen zusätzlichen, ebenfalls datierten Eintrag.

Der letzte Punkt schützt ausdrücklich auch die Beschäftigten: Ein einmal dokumentierter Sachverhalt kann nachträglich nicht zu ihren Ungunsten umgeschrieben werden.

6. Rechte der Beschäftigten

Die Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung bleiben unberührt. Beschäftigte können Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Angaben verlangen, deren Berichtigung sowie unter den gesetzlichen Voraussetzungen deren Löschung. Anträge richten sie an den Arbeitgeber als verantwortliche Stelle.

Zur Einschränkung bei der Löschung: Soweit Einträge der Beweissicherung dienen und Aufbewahrungs- oder Verteidigungsinteressen bestehen, kann die Löschung einzelner Einträge nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO eingeschränkt sein. Die Aufbewahrungsdauer wird in der Betriebsvereinbarung festgelegt.

7. Vorschlag für den Inhalt einer Betriebsvereinbarung

Die folgenden Punkte haben sich als Regelungsgegenstand bewährt. Sie sind ein Vorschlag, keine abschließende Aufzählung.

1. Zweckbindung: abschließende Aufzählung der Zwecke, zu denen Einträge erfolgen dürfen
2. Ausdrückliches Verbot der Verwendung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle
3. Abschließende Festlegung der zugriffsberechtigten Funktionen und Verfahren zur Änderung dieses Kreises
4. Aufbewahrungs- und Löschfristen je Art des Eintrags, insbesondere für Abmahnungen
5. Unterrichtung der betroffenen Person bei Einträgen, die sie betreffen
6. Einsichtsrecht des Betriebsrats in den Kreis der Berechtigten und in die Systemeinstellungen
7. Verbot der Verknüpfung mit anderen Systemen ohne erneute Beteiligung
8. Verfahren bei Änderungen des Funktionsumfangs durch den Anbieter
9. Regelung zu Auswertungen und Berichten, insbesondere deren Verbot auf Ebene einzelner Personen
10. Laufzeit, Kündigung und Nachwirkung

8. Ansprechpartner

Der Anbieter stellt auf Anforderung den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sowie die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Verfügung. Beide Unterlagen können dem Betriebsrat vorgelegt werden.